Balikpapan, Borneoupdate.com – Komisi IV DPRD Kota Balikpapan mengingatkan masyarakat pentingnya menjaga dokumen-dokumen penting agar tidak hilang maupun rusak. DPRD menilai kesadaran masyarakat dalam menyimpan arsip pribadi masih perlu ditingkatkan. Terutama di tengah perkembangan layanan administrasi berbasis digital.
Anggota Komisi IV, Iim mengatakan dokumen penting seperti ijazah, kartu tanda penduduk (KTP), surat tanah, kartu keluarga, hingga akta nikah harus disimpan dengan baik. Karena memiliki nilai administrasi dan hukum yang sangat penting. “Kita harus mengajarkan anak-anak menyimpan dokumen dengan baik. Ini penting untuk masa depan mereka,” ujarnya, Selasa (19/05).
Iim menjelaskan, masih banyak masyarakat yang kurang memperhatikan cara penyimpanan dokumen sehingga berisiko mengalami kerusakan akibat usia, kelembapan, banjir, maupun kehilangan. Padahal, dokumen tersebut sering menjadi syarat utama dalam berbagai urusan administrasi.
Menurutnya, masyarakat perlu mulai menerapkan metode penyimpanan yang lebih aman dan tertata. Salah satu cara yang disarankan yaitu menggunakan laminating parsial agar dokumen tetap terlindungi tanpa merusak keaslian arsip.
Selain itu, penyimpanan dokumen di dalam map plastik atau tempat khusus tahan air juga dinilai penting untuk menjaga kondisi fisik dokumen tetap baik dalam jangka panjang.
“Dokumen jangan disimpan sembarangan. Harus ada tempat khusus supaya aman dan mudah dicari saat dibutuhkan,” jelasnya.
Pihak DPRD, lanjut Iim, mendorong masyarakat mulai melakukan digitalisasi dokumen penting dalam format PDF. Langkah tersebut dinilai menjadi bagian dari adaptasi terhadap transformasi digital yang saat ini berkembang di berbagai sektor pelayanan publik.
Iim menilai penyimpanan dokumen secara digital dapat membantu masyarakat memiliki cadangan data apabila dokumen asli hilang atau rusak. Dengan menyimpan salinan digital di perangkat elektronik maupun penyimpanan daring, masyarakat akan lebih mudah mengakses dokumen saat diperlukan.
Ia menyebut pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan arsip pribadi perlu mulai dikenalkan sejak dini, termasuk kepada anak-anak dan generasi muda. Kesadaran menjaga dokumen penting dinilai menjadi bagian dari pendidikan administrasi keluarga.
“Kami ingin masyarakat mulai terbiasa menyimpan dokumen secara rapi, baik fisik maupun digital,” tambah politisi PKS Balikpapan tersebut. (sus)
Discussion about this post